第三节 工程项目的沟通和协调
一、概述
沟通就是信息的交流，是人际(或组织)之间传递和交流信息的过程。
项目所有各方的沟通可概括为两大类：项目团队内部的沟通和向团队外部管理层和顾客进行的沟通。
(一)项目团队内部的沟通
项目团队成员有四种主要的沟通要求：
(1)责任。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的那一部分， 与其他部分有哪些关联。在明确任务分配时，要进行以下沟通：①解释工作成果要求。一定要确保人们明确地知道他们应达成的工作成果，包括所有评判的标准。②明确所期望付出的努力以及工作期限。可以运用网络图来很好地解释个人的工作怎样配合整个项目。③尽可能告知他们可能遇到的困难以及所需要的特别信息，为他们走向成功做好准备。④当面进行工作任务的分配交接，留出充足的时间进行答疑和讨论。
(2)协作。在项目实施过程中，参与项目建设的各方相互依赖，相互协作、相互影响，通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作，确保项目目标的顺利实现。
(3)决策要求。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策，从而与相关决策保持高度的一致性。
(4)项目进展情况。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展。同时，如果项目经理能安排时间会见团队中的每一位成员，了解他们的个人工作进展情况，以及它们所面临的问题，那么就能促使他们更有成效的工作。
为了使项目按既定的轨道运作，需要定期召开会议以共享信息并做出相应决策。项目情况会议依赖于一种共同参与的管理风格，它建立在团队成员对项目计划的共同参与的基础上。一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求，为项目管理人员提供如下机会：
①提升团队凝聚力;
②将来自团队外部的有关项目进展的信息通报给大家;
③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通;
④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标。
(二)与管理层和顾客进行沟通
成功的项目管理人员可以满足利害相关者的期望，在所有应得到满足的利害相关者中，顾客和管理层应排在名单的最前面。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客。
(1)谁需要哪些信息，原因是什么;
(2)他们需要信息的详细程度如何，需要的频率是多少;
(3)当与管理层和顾客沟通时，你的目标是什么，达成目标的最好媒介是什么。
对上述问题做出回答将有助于你和这些重要利害相关者的沟通，从他们那里获得及时的决策和支持。与顾客和管理层就困难进行沟通的最好方式就是，把事实呈现给他们。当项目延期或超出预算时，问题发现的越早就越容易解决。
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